4.1. Система менеджмента должна быть создана, внедрена, поддерживаться и непрерывно развиваться в соответствии с OHSAS 18001. Элементы системы их функционирование и взаимодействие должны быть описаны в одном или нескольких документах.

Также должна быть определена область применения системы управления профессионального здоровья и безопасности.

Все понятно?

Наверное не совсем. Например, что может быть областью применения системы управления профессиональным здоровьем и безопасностью.

Минимальное требование - это та область, которую Вы планируете сертифицировать. Например Вы планируете сертифицировать "Производство мебели" и использовать этот факт в продвижении своей мебельной продукции. В этом случае, Вы можете установить областью применения системы только все процессы и цеха производства мебели и не распространять систему например на логистику или ремонтный цех.

Такой вариант возможен, но есть две проблемы. Очень сложно порой правильно распараллелить процессы и понять какой относиться к производству мебели, а какой нет. Это касается и людей и организации работы.

Вторая проблема носит общий характер. Очень сложно и неэффективно внедрять стандарты локально. Как Вы объясните например работникам, что в цехе производства мебели реализуется политика предупреждения травм, а в транспортном отделе такой необходимости нет, хотя там есть проблемы с безопасностью? Это не найдет должного понимания ни в том, ни в другом подразделении.

Более правильно распространять область действия на все сферы деятельности предприятия которыми вы управляете, в том числе и на визитеров и подрядчиков, если они находятся на территории предприятия.

Стандарт требует документирования системы менеджмента. Это значит, что система должна быть описана либо на бумаге, либо в электроном виде, с учетом требований предъявляемых к документам в соответствии со стандартом.

Обычно это одно общее руководство, со ссылками на отдельные стандарты, процедуры или инструкции определяющие отдельные элементы стандарта. Но это не обязательно. Есть примеры где все элементы стандарта описываются в отдельных документах, а объединяющим их в систему является только содержание.

Важно помнить следующее. Стандарт не требует документирования многих элементов системы управления безопасностью, но документирование организации системы управления профессионального здоровья и безопасности обязательно.

Важный момент -непрерывное совершенствование системы управления. Это означает регулярное подведение итогов функционирования системы и меры по повышению результативности.

Переходим к основе основ функционирования системы -  политике...